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处理文件用快捷键 温典寰 天下杂志  

2013-07-13 16:03:40|  分类: 电脑技术 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  处理文件用Word快捷键

本期Tech-tips进一步教你活用手指,轻松解决找功能键的困扰,处理文件更有效率。 

一:Ctrl+P开启打印功能  

Ctrl键+F2-切换功能,还能直接开启或关闭「打印预览」功能。 

密技二:全选文章Ctrl+A   

要复制整篇文章前,只要Ctrl键+A便能全部选取。再配合使用Ctrl+C复制与Ctrl+V贴上,更能缩短时间。与Windows快捷键一样,Ctrl+A是通用功能键。因此,学会该项功能,使用许多计算机软件便能更上手。 

密技三:Word便条纸功能Ctrl+Alt键+M

想要在某段文字加上note,只要Ctrl+Alt两键再加M,便能呼叫「批注功能」。 Word批注常用在注明文件出处、待办事项等,避免遗忘必须处理的内容。若开启批注,不透过鼠标找到菜单「插入」里的批注,也能将繁复的步骤简化。

贴心小提醒 批注可选择打印出或不打印,只需在打印功能里的「打印内容」筛选,便能列出只有文件而没有批注的漂亮文件。(本功能仅试用在Office XP)

密技四:Ctrl+F12立即开启旧档    

 使用Word开启另一文件时,只要Ctrl键加上F12,马上呼叫「开启档案」接口。通常开启旧文件有两个方式,鼠标点选功能列图标,或功能列里的「档案」再找到开启旧档。但如果学会了Ctrl+F12快捷键,不须碰触鼠标,肯定增加更多工作时间。  

贴心小提醒 除了开启旧档外,F12键还能开启「另存新文件」功能,同样减少在功能列里找「档案」再另存新档的繁复动作。S

密技五:标记段落文字使用Shift+「→」「←」  

文件中只想复制几个字时,左手指按Shift键,再加键盘上任何十字键,减少大费周章使用鼠标的机会。  

为了复制少许文字,多数人会使用鼠标来选择,再配合复制贴上功能。但此举不仅小题大作,也无法提升工作效率。若能直接在键盘上操作Shift键加「→」、「←」,还能更准确地选择复制的文字。

精选12个工程师最爱的好用快捷键

本篇为中阶版,

基础版请看「10个基础快捷键,省时好帮手」,

进阶版请看「6个进阶快捷键,切换工具更聪明」

12大好用快捷键,彻底提高工作效率!

计算机键盘顶部的F1到F12有什么功能呢?Tab、Ctrl、Shift、Alt又有什么好用的秘诀呢?

这些键在过去的DOS系统中很实用,但是在windows操作系统中,很多功能键都被鼠标取代了。然而,这些功能键仍然有一些很便捷的作用,还能互相组合成快捷键!只要善用快捷键,可以帮你剩下可观的时间!

1.当你需要帮助时,按F1, Shift+F1或Win+F1就对了!

F1:如果你在某个程序中需要说明或协助,例如在excel中遇到不会操作的状况,请按下F1。就可以取得office联机帮助,或是叫出Office小帮手;如果你是在文件夹或桌面,按下F1会出现Windows的说明程序。简而言之,只要使用上有问题,按下F1就对了!

如果你正在使用某个程序,需要Windows帮助时,可按下Win+F1快捷键叫出帮助程序。(「Win」是在空格键左边,状似旗帜的按键,可以点此看键盘图解),而按下Shift+F1,会出现「What's This?」的帮助窗口。

2.帮档案改名字,用F2替代右键吧!

如果你想修改文件夹或档案的命名,只要选取后按下F2,就会执行[重新命名]功能,相当于你右键单击后选择重新命名。

3.快速关闭窗口,就靠 ALT+F4

如果老板正朝你走来,你想要快速关闭活动程序或文件,可以直接按ALT+F4,不必再手忙脚乱地把鼠标移到X符号上了。

4.  F5不只能重新整理网页,也能重新整理文件夹,并播放简报!

F5是重新整理键,用来更新你正在使用的网页或文件夹的内容。F5非常好用,假设你插入一个新的光盘,但是你的屏幕仍然显示前一个光盘的内容,这时只要按下F5更新屏幕,就可以看到新插入的光盘内容了,并可播放PowerPoint简报文件。

5. Ctrl+F6、ALT+Tab帮你快速切换窗口

档案开太多,让你切换时花很多时间吗?Ctrl+F6可以帮助你在最近开启的几个Word档中作切换,而ALT+Tab可以在所有开启的程序和档案中作快速切换。

6.担心写错字?按F7帮你拼字检查!

很多人不知道Office有拼字检查功能,更多人不知道它的快捷键就是F7,在你写完文章后,单击F7就可以检查中英文拼字是否正确,让你省去选取 [工具] 菜单 [拼字检查] 的时间。

7. Windows Media Player快速调整音量,就靠F9和F10

F9和F10在Windows中没有任何作用,但在Windows Media Player中非常好用,F9可以用来快速降低音量;F10则是提高音量。

8. 用F11,让使用中的窗口瞬间变成全屏幕

在windows工作时,按下F11会使IE浏览器或文件夹变成全屏幕模式,此时菜单会消失,只剩下重要的工具栏,让你可以在屏幕上看到更多的信息,再按一次F11就能让窗口恢复原始大小。

9.快速储存档案,使用Shift+F12、Ctrl+S 最便捷

Shift+F12、Ctrl+S 都是 [档案] 菜单上的 [储存] 指令的快捷键,这两种组合键都能帮你立刻储存档案,其中Ctrl+S的S是save的简称。

10.Ctrl+F12、Ctrl+O一秒内开启旧档,F12帮你另存新档

F12组合键的功能很多,除了上面提过的Shift+F12之外,单按F12或Ctrl+F12也有功能。

Ctrl+F12和Ctrl+O都等于 [档案] 菜单上的 [开启旧文件] 指令,这两种组合键都能帮你一秒内开启旧档,其中O是old file的简称。

F12在Windows中没有作用,但在Office中,按下F12会快速弹出[另存新文件]的窗口,Ctrl + N也有相同功能,N是New file的简称。简而言之,F12都和档案的储存有关。

11.找不到页面中某个字词?Ctrl + F 帮你找到它;Ctrl + H帮你取代它!

在一堆中奖名单中,如何快速找到你的名字?在一堆数据中,如何快速找到某个关键词?这时候按下Ctrl + F,输入你要找的关键词,就可以在目前你开启的页面中,快速找到包含这个关键词的段落,如果这不是你要的段落,可以按「下一个」继续寻找。

如果你发现报告中某个词用错了,但是一个个找出来修改又很困难,这时候Ctrl + H就派上用场了!例如报告中的「小明」统一要改成「小芳」,你可以按下Ctrl + H,在「寻找」栏填上「小明」,取代栏统一填上「小芳」,按下确定就可以了!

12.快速改变字母大小写,靠Shift+F3就搞定

打字时,切换英文大小写有时不太便利,你如果常常使用到英文,Shift+F3可以帮你很多忙,只要将你想要改变的字选取起来,按下Shift+F3就可以让你小写变大写、大写变小写,如果不小心打错,只要再按一次就会恢复原状。

想知道更多好用快捷键吗?你可以到word里找小帮手,搜寻「快捷键」,就可以找到你要的数据了!

十个必须牢记的快捷键

作者:李明芳  出处:天下杂志 347期 2006/05

其实,不管是你计算机菜鸟或玩了好几年的老鸟,隐藏在Windows系统里的许多快捷键你可能连听都没听过,别以为这些快捷键没有什么功用,使用这些便利快捷键所节省下来的时间,可是会帮助你加快工作效率,还可以让你在LKK的主管前面秀一手呢。

下面就介绍十个你必须牢记的快捷键:

Ctrl+C / Ctrl+V / Ctrl+X

这两个快捷键是必须共同使用的,Ctrl+C指的是将选取的档案(Windows)、文字段落(Word)、数据(Excel)、文本框(Powerpoint)等进行「复制」的功能。在进行复制之后,再透过Ctrl+V进行「贴上」。而Ctrl+X的功能则是「剪下」,当然,在剪下任何对象之后,之后只需要再按下Ctrl+V就可以再贴上啰。

Ctrl+S

使用各种软件的时候,最担心的就是突然当机之后才发现打好的报告忘了存盘。只要记住Ctrl+S这个快捷键,就可以在任何时间快速储存,也不需要用鼠标在那里点来点去啰。

Alt+Tab

计算机上满满都是执行中的程序让你眼花撩乱吗?用鼠标一个一个点又不晓得要点到什么时候,这时候你就需要Alt+Tab这个快捷键,按下Alt+Tab之后就会出现执行程序选单,只要持续按住Alt,再连续按Tab就可以跳到自己想要的程序去了。

Alt+F4  

Alt+F4这个快捷键的功能在于「关闭正在执行中的程序」,因此不管你正在IE浏览器浏览网页、word里编辑报告,只要按下Alt+F4就会自动关闭程序,省去再移动鼠标去关闭程序的手续。

Backspace

Backspace这个按键在Windows与IE浏览器里所代表的指令是上一层或上一页,当你在档案总管里太「深入」某一个文件夹之后,只要按下Backspace就可以回到上一层,而浏览网页时也可以使用这个按键来帮助回到上一页。不过在Word等文字处理软件里面,Backspace的功能可是「往回删除」,可别一口气按着Backspace把自己的心血结晶全部清掉啰。

Shift+Delete

讨厌每次删除档案之后,还得到资源回收桶去删除一次才能真正删除吗?只要在你选取要删除的档案之后,按下Shift+Delete,就能一劳永逸地删除档案,不过要用这个快捷键之前可是要三思,免得挽救不回重要的档案数据。

F3

F3这个通用于Windows系统和IE浏览器的快捷键,是你务必要学会的一个快捷键。在Windows系统里,按下F3就可以呼叫出「搜寻」功能,可以输入关键词后搜寻计算机里的档案。在IE浏览器里,按下F3则是可以切换到自定义的搜索引擎网站,不需要再输入搜索引擎的网址或点选我的最爱啰。

F5

在IE浏览器上浏览网页时,最常使用到的就是「重新整理」的功能,其实只要按下键盘上的F5按键,IE就会自动重新整理网页,不需要在透过鼠标点选功能选单啰。

Ctrl+Enter

在IE浏览器里,Ctrl+Enter算是一个针对懒人所开发出来的快捷键,只要你在网址的字段里输入google六个英文字母之后,再按下Ctrl+Enter,IE浏览器就会自动帮你加上www.和.com,然后连到这个网站,不过对于台湾地区的网站就比较不适用,因为它并没有自动加上.tw的功能。

空格键:

别以为空格键只能在Word里输入空格,其实在IE浏览器里,按下空格键的功能等同于「卷动网页」,对于长到不象话的网页来说,空格键就会你最好的朋友。

Windows键盘快捷方式,1秒钟找到工具栏

进阶版「6个进阶快捷键,切换工具更聪明」

「活用窗口键」技巧,让你一分钟上手,缩短工作时程!  

通常在使用计算机时,多半倚赖右手操作鼠标。但若能活用左手,使计算机操作更简便,节省更多找工具或档案的时间。你知道吗!键盘左下方「Windows窗口键」就可以让你使用计算机省时又省力。

(图1:Ctrl与Alt中间,旗帜图形是Win窗口键位置,简称Win)

接下来,介绍几招好用的快捷键功能给大家参考:

秘技1:「Win」键呼叫开始菜单

只要「Win」单击,立即开启「开始」菜单找档案。通常欲开启程序,多半会将鼠标移到接口左下角「开始」菜单,再慢慢找到程序执行,往往耗费许多时间找档案。若「Win」键直接叫出后,能更找到程序,节省繁复步骤。

秘技2:最常用快速显示桌面「Win+D」 

透过「Win+D」键,切换桌面与正在浏览的程序,寻找桌面档案更快。尤其在使用Word或其它程序时,临时需要桌面档案时,多半使用鼠标点选「显示桌面」才能关掉正在使用的窗口。若透过「Win+D」键,便能迅速关闭窗口,也可再开启使用中程序。 

贴心小提醒:上班时使用实时通讯聊天,「Win+D」能快速关掉对话窗口。 

秘技3:呼叫档案总管「Win+E」  

键盘只要按「Win+E」键,「档案总管」立即跳出。通常使用Word或Powepoint时,需要找档案多半先用鼠标关掉窗口,再找到「我的计算机」。若直接执行「档案总管」寻找档案,节省更多作业时间。 

秘技4:求助「Win+F1」  

遇到计算机疑问,却又不知道哪里可以询问,立即选「Win+F1」,呼叫Windows帮你解惑。

其实计算机出现问题,除了藉Google或Yahoo!奇摩搜索引擎外,还可以直接呼叫Windows系统说明,输入问题后得到解答。 

秘技5:「Win+F」搜寻档案   (Ctrl+F为搜寻内文)

找档案时只要「Win+F」再输入档名,缩短搜寻时间。  通常寻找档案时,多半会使用鼠标点选「开始」工具栏,找到搜寻再输入档名,如此一来将占据大部份的时间。学会「Win+F」快捷键,不耗费时间搜寻档案。 

秘技6:「Win+L」保全计算机数据 

暂离座位时,按「Win+L」注销系统画面,防止别人使用你的计算机窜改文件。  

为了保全自己的重要文件,离开座位除了屏幕保护程序设密码外,还可以利用Windows窗口键注销计算机,等回到座位后再输入密码,还原正在使用的程序接口。

贴心小提醒:本功能适用在Windows XP系统,Windows 2000不适用!

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